Vacature

Sr projectmanager vervanging zaaksysteem

  • Oosterhout NB
  • 18 maanden (+ optie verlenging)
  • 24u
  • 01-10-2021

Voor onze klant in de regio Breda zijn wij op zoek naar een Senior Projectmanager voor 24 uur per week voor de vervanging van het zaaksysteem (implementatie, migratie, livegang). 

Let op: ZZP is alleen mogelijk via de payroll!

De opdracht:
Momenteel wordt er binnen de organisatie gebruik gemaakt van enkele zaaksystemen, en is er besloten dit te harmoniseren. Bij de opdrachtgever zijn meerdere organisaties aangesloten met verschillende zaaksystemen, die op verschillende momenten zullen instappen bij de harmonisering. De urgentie van dit proces is toegenomen, omdat één van de zaaksystemen die bij enkele van de organisaties in gebruik is, per 31 december 2022 niet meer ondersteund en ontwikkeld zal worden. 

Los van het vervangen van het zaaksysteem, hebben de organisaties zich ook georiënteerd op de veranderende rol van een centraal zaaksysteem. Er is een duidelijk beweging zichtbaar in de markt die laat zien dat zaakgericht werken niet per definitie centraal via een zaaksysteem verloopt. Steeds meer backoffice applicaties bieden DMS en zaaksysteem functionaliteiten aan. De tweede beweging is het (gelijktijdig) digitaal samenwerken in dossiers, documenten en werkproces. Het streven is om het huidige zaaksysteem te vervangen door een bewezen platform oplossing, en waarbij met de beoogd leverancier steeds meer ontwikkeld wordt naar een CommonGround architectuur. De beoogd leverancier dient aan te sluiten bij OpenZaak. Het platform zal voor status informatie en compleet klantbeeld gekoppeld dienen te worden met diverse backoffice applicaties.

Deze projectopdracht Vervanging Zaaksysteem bouwt verder op de eerder genomen strategische besluitvorming en kaders door de deelnemende organisaties. Deze besluiten zijn vervat in een vastgestelde Projectopdracht. Op dit moment loopt het proces voor het selecteren en verwerven van een nieuw zaaksysteem en bijbehorende leverancier. De projectopdracht betreft dus de implementatie van het nieuwe zaaksysteem voor de zes organisaties, inclusief de migratie en livegang van deze organisaties op de nieuwe omgeving. Tevens: Archiveren en verwijderen van de digitale content (migratie) uit het huidige zaaksysteem Greenvalley.

Als senior projectmanager ben je degene die de projectplanning afstemt tussen de leverancier, de overkoepelende organisatie(beheer- & ontwikkelteams) en de projectteams van de aangesloten organisaties. Je bent verantwoordelijk voor de technische implementatie van het nieuwe zaaksysteem. De functionele inrichting is deels jouw verantwoordelijkheid, en deels in samenspraak met de projectleiders vanuit de gemeenten. Het functioneel beheer voor het zaaksysteem is deels gecentraliseerd bij de overkoepelende organisatie en de functionele inrichting is deels generiek (bv. een generiek ZTC). De projectleiders van de gemeenten zijn verantwoordelijk voor de gebruikersadoptie van het systeem binnen ieders gemeente.

De projectwerkzaamheden bestaan uit:

  • Realiseren van de projectopdracht alvorens de support per 31-12-2022 wordt beëindigd;
  • Opstellen van implementatie en uitvoeringsplan; waar zowel de overkoepelende organisatie, de leverancier als de deelnemende gemeenten zich aan kunnen committeren;
  • Stakeholdermanagement;
  • Bewaking van de voortgang op de uitvoering van het implementatieplan en detailplanning;
  • Aansturing van leveranciers, zowel van uit te faseren zaaksysteem als nieuw zaaksysteem;
  • Realiseren van de mijlpalen die afgesproken zijn in het vastgestelde projectplan Vervanging Zaaksysteem;
  • Rapporteren van de voortgang qua mijlpalen op basis van voortgangrapportages, afwijking rapportages en evaluatie rapportages;
  • Managen van de risico’s in een project qua o.a. voortgang en bezetting;
  • Advisering projectteams van de zes gemeenten;
  • Inventariseren van geschillen die ontstaan vanuit het project of projectteams van de gemeenten en deze ter besluitvorming aan de stuurgroep voorleggen;
  • Het laten aanhaken van relevante stakeholders zoals de Enterprise Architect, CISO en FG voor het blijven binnen kaders van o.a. de enterprise en I-architectuur, beveiligingsbeleid en de Avg;
  • De samenwerking tussen overkoepelende organisatie, de leverancier en de deelnemende organisaties faciliteren.

Wat breng jij mee?:
Een Senior projectmanager die stevig in zijn schoenen staat en ruime relevante ervaring meebrengt. De inschatting is dat er sprake zal zijn van gemiddeld 24 uur per week. Dit zal per fase van het project variëren. Daarnaast breng je ervaring mee van onderstaande zaken:

  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten bij grote gemeenten dan wel gemeentelijke ICT samenwerkingen, zowel in schaalgrootte als in complexiteit;
  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten rondom zaakgericht werken;
  • Het is een absolute pré als er aantoonbare ervaring is met CommonGround;
  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten met een absolute deadline. Hierbij kan ook gedacht worden aan ICT projecten rondom gemeentelijke fusies / herindelingen.

Welke competenties breng je mee?:

  • Plannen en organiseren: stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden;
  • Resultaatgericht: formuleert heldere doelstellingen en resultaten en is er actief op gericht om deze te behalen;
  • Communicatieve vaardigheden/ draagvlak creëren: maakt ideeën en meningen in begrijpelijke taal aan anderen duidelijk en weet aan te sluiten bij het publiek. Weet te laveren door de verschillende organisaties van Equalit en gemeenten;
  • Creativiteit: Komt met verschillende mogelijkheden (ook niet voor de hand liggende alternatieven) voor het oplossen van problemen. Weet geheel nieuwe werkwijzen te bedenken ter vervanging van bestaande methoden en technieken;
  • Overzicht kunnen bewaken/ helicopterview: brengt belangen, opinies en inbreng van diverse partijen samen;
  • Sensitiviteit : Weet te laveren tussen diverse meningen / belangen;
  • Enthousiasmeren: je weet projectmedewerkers en andere betrokkenen te enthousiasmeren voor het gezamenlijk resultaat, je stuurt op commitment en hebt ervaring met het aansturen van een team professionals (zonder hiërarchische bevoegdheid);
  • Je hebt inzicht in de belangen van alle partijen en weet deze samen te brengen;
  • Je verliest jezelf niet in micromanagement en bent in staat te delegeren en mensen tot de orde te roepen waar nodig.

Functie eisen:

  • Afgeronde HBO/WO Opleiding (knock-out eis);
  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten bij grote gemeenten dan wel gemeentelijke ICT samenwerkingen, zowel in schaalgrootte als in complexiteit (knock-out eis);
  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten rondom zaakgericht werken (knock-out eis);
  • 5 tot 10 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
  • Ervaring met CommonGround is een pré;
  • Expert in projectmatig werken en Prince 2 certificering is een pré;
  • Affiniteit met Agile werken is een pré. De teams bij de overkoepelende organisatie werken kortcyclisch volgens het Agile-werken. We ontwikkelen en richten onze functionaliteiten en componenten in met behulp van Kanban/Scrum. Een Scrummaster van de organisatie zal ook participeren in het projectteam;
  • Je kunt een VOG aanleveren.

De organisatie werkt thuis volgens de richtlijnen van het RIVM. ZZP is alleen mogelijk via de payroll.

Interesse? Graag zien we je actuele CV en salarisindicatie tegemoet.

Solliciteer nu

  • Persoonsgegevens

  • Contactgegevens

  • Motivatie

  • Bijlage

Sollicitatie procedure

  • Solliciteer op een vacature
  • Persoonlijke kennismaking met Ormer ICT
  • Start met je nieuwe uitdaging

Toch op zoek naar iets anders?

Bekijk andere vacatures