Vacature

Projectleider Informatie -en Archiefbeheer

  • Enschede
  • 8 maanden (+ optie verlenging)
  • 24u
  • 04-10-2021

Algemene informatie

Het gemeentebestuur van Enschede heeft vele ambities. Daaraan wordt hard gewerkt door de gemeentelijke organisatie. Het cluster Interne Dienstverlening (IDVL) ondersteunt en adviseert de gemeentelijke organisatie en partners om deze ambities waar te kunnen maken. De partners die het cluster IDVL ondersteunt zijn onder andere: GBTwente, Gemeente Losser, Stadsbank Oost Nederland en de vereniging Dimpact.

Het cluster IDVL is onderverdeeld in verschillende teams, waaronder Beleid en Integratie (BI), waarvan het team Informatiebeheer deel uitmaakt. Binnen BI zijn we gestart met een programma ter verbetering van het informatie- en archiefbeheer gemeentebreed, genaamd BRIDGE. Voor het leiden van twee van de deelprojecten, “1 Beleid, Architectuur en Organisatie” en “2 Processen en Applicaties”, binnen dit programma zijn wij op zoek naar een projectleider.

Wie zijn wij?

Het kloppend hart van de IT. Zo mag je het IT Bedrijf van de gemeente Enschede gerust noemen. Met zo’n 130 collega’s ondersteunen en adviseren we in de breedste zin op het gebied van (geautomatiseerde) informatievoorziening.

Jij gaat onderdeel uitmaken van het programmateam van BRIDGE. Binnen dit team ga je, samen met jouw kernteam, aan de slag met de deelproject 1, Beleid en Architectuur en deelproject 2, Processen en applicaties, onder aansturing van een programmamanager en samen met de projectleiders van de overige vijf deelprojecten in het programma.

We gaan op een open en prettige manier met elkaar om, we delen kennis en we ondersteunen elkaar. Geen toeval dus dat wij veel waarde hechten aan samenwerking. Als projectleider maak je deel uit van het team Informatiebeheer (TIB), waarbinnen nauw wordt samengewerkt met verschillende IT-disciplines, informatie-architecten en projectleiders. Ook buiten het team werk je samen met collega’s uit andere IT-disciplines, zoals informatie-architecten, adviseurs informatiemanagement en applicatiebeheerders.

Wat houdt je functie in?

Als projectleider leidt je jouw deelprojecten in goede banen, je bent verantwoordelijk voor het project vanaf de start tot en met de opleving en nazorg. Jij stelt het projectplan op en je coördineert de voortgang van het project (deadlines, budget). Je bent hét centrale aanspreekpunt, zowel intern als extern.

Dit ga je doen

Jouw taak wordt het om binnen het deelproject;

  • de planning opstellen;
  • de inhoudelijke voorbereidingen in gang te zetten
  • de planvorming uit te voeren;

Je bent binnen het deelproject het aanspreekpunt voor;

  • de programmamanager;
  • het deelprojectteam;
  • externe betrokkenen;


  • Je leidt een project in goede banen zowel op resultaten als financiën
  • Je geeft sturing aan het deelprojectteam;
  • Je werkt samen met de programmamanager, andere deelprojectleiders, andere projectteams en met medewerkers van de vak afdelingen;
  • Je brengt waar nodig de juiste specialisten bij elkaar;
  • Je bent verantwoordelijk voor de projectaanpak, het issue-/risicodossier, de onderliggende plannen en voor de realisatie van de beschreven deliverables;
  • Je stuurt op de tijd, geld en kwaliteit en neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat mijlpalen gehaald worden, het projectbudget niet overschreden wordt en dat minimaal de verwachte kwaliteit wordt geleverd;
  • Je escaleert tijdig, wanneer mijlpalen ondanks interventies niet gehaald kunnen worden;
  • Je rapporteert op een transparante wijze aan de programmamanager over de status, de risico’s en eventuele problemen waar het project tegen aan loopt;

Gevraagde inzet:

  • ca. 16-24 uur per week in 2021 (Initiatie);
  • ca. 12-16 uur per week in 2022, 2023 en 2024 (Uitvoering)

Deelproject 1; Beleid, Architectuur en Organisatie

Inventariseren, opstellen en/of actualiseren van de kaders en doelstellingen voor (digitaal) informatie- en archiefbeheer. Werkvormen en bijbehorende architecturen en applicaties ontwikkelen. Als basis dient een inventarisatie van de informatie in de processen, de gebruikte applicaties en het gebruik van persoonsgegevens bij project 3. Aanvullend wordt ook invulling gegeven aan de onderwerpen van KPI 1: lokale regelingen.

Deelproject 2; Processen en applicaties

Als basis dient een gedegen inventarisatie en registratie in het Document Structuurplan (DSP) van de informatie verwerkende processen, de gebruikte applicaties en de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast wordt bepaald welke koppelingen noodzakelijk zijn, wat de invloed van Common Ground is en hoe de informatie uit Microsoft 365 en sociale media kan worden vastgelegd. Vervolgens moeten de projecten en acties als gevolgd hiervan worden beschreven en gepland. Een belangrijk en omvangrijk onderdeel van dit deelproces is het actualiseren van de werkprocessen in de verschillende organisatieonderdelen, zodanig dat het digitale informatiebeheer en de juiste archivering al aan de voorkant van het werkproces is vastgelegd.

Wat vragen we van je?

Je vindt Informatiebeheer en IT interessant en met name projecten op het gebied van informatiebeheer. Het is meegenomen als je al wat kennis en ervaring op dit vlak hebt, maar het belangrijkste is dat je jezelf hierin wilt verdiepen. Daarbij helpen we je natuurlijk. Maar uiteindelijk zijn vooral je persoonlijkheid en competenties voor ons doorslaggevend. Je vindt het leuk vindt om met veel verschillende betrokkenen samen te werken, maar werkt ook goed zelfstandig, houdt altijd het overzicht in een project en bewaakt de voortgang van projecten. Jij gaat voor het beste resultaat. Bovendien ben je een prettige gesprekspartner op verschillende niveaus met veel gevoel voor een organisatie waar je nogal eens te maken hebt met complexe besluitvorming en processen.

Eisen voor de functie:

  • Minimaal hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt in de afgelopen 10 minimaal 5 jaar ervaring als projectleider, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie;

Wensen:

  • Je hebt ervaring binnen een overheidsorganisatie
  • Je hebt gewerkt in een agile omgeving
  • Je bent bekend met Prince II en IPMA
  • Je hebt affiniteit met informatie -en archiefbeheer

Ben jij er klaar voor? Dan zien we Jouw CV met een motivatie en 1 referentie graag tegemoet.


Solliciteer nu

  • Persoonsgegevens

  • Contactgegevens

  • Motivatie

  • Bijlage

Sollicitatie procedure

  • Solliciteer op een vacature
  • Persoonlijke kennismaking met Ormer ICT
  • Start met je nieuwe uitdaging

Toch op zoek naar iets anders?

Bekijk andere vacatures