Wat is een online werkplek?

Een digitale omgeving voor werknemers is een online werkplek. Een online werkplek is altijd en overal te bereiken met één login. Dit kan vanuit huis, de klant of onderweg zijn. Deze software wordt online beheerd en beveiligd door de IT-medewerkers of de IT-partner. Een aantal jaar konden we niet voorspellen dat de online werkplek zo belangrijk zou worden binnen een bedrijf. Nu staat de online werkplek centraal in iedere onderneming en niet meer weg te denken. Het belangrijkste voor een werkgever is dat zijn medewerkers zorgeloos kunnen werken. Wanneer de werkplek goed is ingericht, zorgt dit automatisch voor een fijne werksfeer.

Hybride werken

Vroeger werd alleen met vaste computers en van een vaste locatie gewerkt, maar tegenwoordig wordt veel bij de klant, thuis, onderweg of zelfs vanuit het buitenland gewerkt. Medewerkers moeten niet alleen kunnen op hun laptop kunnen werken, maar ook op hun tablets of smartphones. Ook werken steeds meer bedrijven met flexplekken waardoor iedere werkplek voor elke medewerker ingericht moet zijn. Hybride werken houdt in dat medewerkers deels thuis (of vanuit een andere locatie) en deels op kantoor werken. De verhouding tussen thuiswerken en op kantoor werken gaat richting de 50/50. Hybride werken zal dan ook de toekomst zijn.

Dit vergt veel kennis en kunde van de IT-medewerkers of IT-partner. Collega’s moeten tegelijk kunnen werken in een document vanaf een afstand, moeten kunnen vergaderen via Microsoft Teams of Google Meet. Het hybride werken vergroot uiteindelijk de keuzemogelijkheden in tijd en ruimte. Daardoor wordt ook steeds meer van de IT-partners verwacht.

Wat valt onder werkplekbeheer?

De letterlijke vertaling van werkplekbeheer is het beheren en onderhouden van een werkplek. Werkplekbeheer vergt steeds meer tijd en energie van de IT-medewerkers of IT-partners. Er is veel kennis nodig om een veilige en productieve werkplek te kunnen realiseren voor bedrijven. Als de systemen niet beschikbaar zijn of data in verkeerde handen terechtkomt kan dit grote zakelijke gevolgen hebben. Naast dat systemen niet beschikbaar zijn, kunnen ook cybercriminelen schade aan het bedrijf brengen. Cybercriminelen proberen medewerkers naar valse websites te lokken door bijvoorbeeld valse e-mails. Dit wordt ook wel phishing genoemd.

Wat valt precies onder werkplekbeheer? Simpel gezegd alles wat nodig is om medewerkers goed en veilig te laten functioneren op zijn of haar (online) werkplek. Een werkplekbeheerder houdt zich voornamelijk bezig met werkstations, randapparatuur en software. De werkplekbeheerder probeert de problemen eerst op te lossen op afstand en als dit niet lukt kan altijd nog een IT-medewerker het op locatie oplossen.

Werkplekbeheer uitbesteden

Hoe zorgt u nou echt dat de werkplekken binnen uw bedrijf goed geregeld zijn? Als u werkplekbeheer door een IT-partner laat regelen dan zorgen zij dat uw systemen goed werken en de medewerkers kunnen doen waar ze goed in zijn. Goed werkplekbeheer zorgt dat de medewerkers zorgeloos kunnen werken en verlaagd de risico’s op het gebied van veiligheid.

Maar wat kunt u van een It-partner verwachten? Een IT-partner beheert en onderhoudt niet alleen de werkplek, maar beveiligt en updatet ook de software en tools. Een belangrijk deel van IT beheer! De wereld gaat steeds meer naar een 24/7 uurs maatschappij. Een IT-partner moet daarnaast 24/7 beschikbaar zijn om eventuele problemen op te kunnen lossen. Werkt een medewerker bijvoorbeeld in het buitenland en heeft degene tijdsverschil? Dan kunt de medewerker te allen tijde de servicedesk van de IT-partner benaderen met het probleem.

Wat is werken in de cloud?

Werken in de cloud is ook een onderdeel van werkplekbeheer. Dit houdt in dat medewerkers werken via een externe opslagplek, ook wel de cloud genoemd. Bestanden worden dan niet meer opgeslagen om de computer, maar worden opgeslagen in de cloud. Vanaf de cloud kunnen de bestanden dan ook weer gedownload en bewerkt worden. Dit is nog steeds even veilig en productief! Het enige wat een medewerker nodig heeft is een eigen laptop, tablet of smartphone. Dit wordt ook wel BYOD genoemd, Bring your own Device. De hardware hoeft het bedrijf zelf niet in beheer te hebben.