Voor de cloud werkplek kiezen is een strategische keuze waarbij je de traditionele werkplekinfrastructuur van je bedrijf verplaatst naar de cloud. Dit stelt je organisatie in staat om flexibel te werken, samen te werken en schaalbaarheid te realiseren. Maar hoe maak je deze overstap succesvol? Het antwoord ligt in vijf duidelijke stappen: van het analyseren van je huidige situatie, het kiezen van de juiste cloudoplossing, tot het implementeren en volledig adopteren van de cloud werkplek. In deze blog nemen we je mee door elke stap om je bedrijf soepel door de migratie te begeleiden en ervoor te zorgen dat de cloud werkplek optimaal functioneert voor je team.

Wat houdt de cloud werkplek migratie in?

Cloud werkplek migratie verwijst naar het proces waarbij een organisatie haar traditionele werkplekinfrastructuur, zoals on-premise servers, applicaties en data, verplaatst naar de cloud. Dit omvat het overzetten van bestanden, software, en werkplekapparatuur naar een cloudgebaseerde omgeving. Het doel van migreren naar de cloud werkplek is om de voordelen van de cloud te benutten, zoals verhoogde flexibiliteit, schaalbaarheid, en verbeterde samenwerking, terwijl de bedrijfsvoering wordt geoptimaliseerd en kosten worden verlaagd. Het proces omvat meestal de planning, keuze van de juiste cloudoplossing, dataoverdracht, en training van medewerkers voor een soepele transitie naar de nieuwe digitale werkplek.

Stap 1: Analyseer de huidige werkomgeving en bepaal de behoeften

Voordat je de overstap maakt, is het belangrijk om een goed plan te kunnen maken om naar de cloud werkplek te komen. Welke systemen gebruik je momenteel? Welke applicaties en programma’s zijn cruciaal voor de dagelijkse werkzaamheden van je team?

Een grondige analyse van je huidige werkomgeving is essentieel. Dit houdt in dat je de bestaande infrastructuur, software en de gebruikerservaring onder de loep neemt. Hierbij kun je de volgende vragen stellen:

• Welke werkplekapparatuur wordt momenteel gebruikt?
• Zijn er legacy-systemen die moeilijk te integreren zijn met de cloud?
• Wat zijn de belangrijkste (samenwerkings)behoeften van je team?

Deze inzichten helpen niet alleen bij de keuze van de juiste cloudoplossing, maar ook bij het plannen van een efficiënte migratie.

Stap 2: Kies de juiste cloud oplossing

Eenmaal duidelijk is wat de huidige situatie is, is de volgende stap het kiezen van de juiste cloudoplossing. Dit kan variëren van een public cloud (zoals Microsoft 365 of Google Workspace) tot een private cloud of zelfs een hybride oplossing.

Bij het kiezen van de cloud werkplek oplossing moet je rekening houden met:

• Beveiliging: Welke cloudoplossing biedt de gewenste en benodigde beveiligingsmaatregelen en voldoet aan de relevante wet- en regelgeving?
• Schaalbaarheid: Kan de oplossing meegroeien met je bedrijf?
• Kosten: Wat zijn de kosten voor licenties, integratie en onderhoud?

De keuze van de cloud hangt dus af van je specifieke bedrijfsbehoeften. Wil je meer weten over de voordelen van cloud oplossingen? Lees dan onze pagina over het moderniseren van je werkplek.

Stap 3: Voorbereiding en planning van de migratie

De cloud werkplek migratie zelf vereist een gedegen planning. Zorg ervoor dat je een duidelijk stappenplan hebt met een tijdslijn en vooraf gedefinieerde doelen. Dit helpt niet alleen bij het minimaliseren van verstoringen, maar zorgt er ook voor dat je processen goed worden beheerd.

Wat is belangrijk tijdens de voorbereidingsfase?

• Data-analyse: Bepaal welke data naar de cloud wordt verplaatst en hoe je gegevens behoudt tijdens de migratie.
• Apparatuur en netwerken: Zorg ervoor dat je infrastructuur geschikt is voor de cloud en test de netwerkcapaciteit.
• Train je medewerkers: Voor een succesvolle cloud transitie is het essentieel om je medewerkers goed voor te bereiden. Dit zorgt ervoor dat ze de nieuwe tools efficiënt kunnen gebruiken zodra de migratie is voltooid.

Een studie van Gartner uit 2020 wees uit dat 83% van de datamigraties vertraging oploopt of niet volgens plan verloopt. Dit benadrukt het belang van een zorgvuldige planning en uitvoering bij het migreren van data naar de cloud, om verstoringen en extra kosten te voorkomen.

Stap 4: Cloud onboarding en implementatie

Zodra de voorbereiding klaar is, kan de daadwerkelijke cloud onboarding beginnen. Dit is het proces van het daadwerkelijk migreren van je applicaties, data en gebruikers naar de cloud. Dit is vaak het moment waarop je IT-afdeling of een externe partner de meeste ondersteuning biedt.

Belangrijke aspecten van de cloud onboarding zijn:

• Communicatie met medewerkers: Zorg ervoor dat je team op de hoogte is van de veranderingen en wanneer ze deze zullen ervaren.
• Testen van systemen: Voordat je volledig overgaat, is het belangrijk om alle systemen uitvoerig te testen om zeker te zijn dat alles werkt zoals het hoort.
• Opleiding en ondersteuning: Na de migratie is het cruciaal om de gebruikers goed te ondersteunen en eventuele vragen of problemen snel op te lossen.

Stap 5: Volledige adoptie en optimalisatie

Na de migratie komt de laatste en vaak langste fase: de adoptie van de nieuwe cloud werkplek. Dit is het moment waarop medewerkers echt gewend raken aan de cloudtools en ze volledig in hun dagelijkse werkzaamheden integreren.

Om deze overgang soepel te laten verlopen, is het belangrijk om:

• Ondersteuning te blijven bieden: Zorg voor continue training en ondersteuning, vooral in de beginfase.
• Prestaties monitoren: Houd de prestaties van de nieuwe cloudomgeving in de gaten om eventuele knelpunten snel op te lossen.
• Feedback verzamelen: Vraag regelmatig feedback van je medewerkers over hun ervaring met de nieuwe werkplek. Dit geeft je waardevolle inzichten om de cloud werkplek verder te optimaliseren.

Conclusie

De overstap naar een cloud werkplek is een strategische keuze die, mits goed uitgevoerd, aanzienlijke voordelen kan opleveren voor je organisatie. Door in vijf duidelijke stappen van analyse naar adoptie te werken, kun je de migratie soepel laten verlopen en ervoor zorgen dat je bedrijf volledig profiteert van de flexibiliteit en efficiëntie die de cloud biedt.

Bij Ormer ICT geloven we dat cloudmigratie niet alleen een IT-project is, maar een kans om je organisatie te transformeren. Wij staan naast je bij elke stap van het proces, zodat je kunt profiteren van de voordelen die de cloud biedt: meer flexibiliteit, schaalbaarheid, betere samenwerking en lagere kosten.

Wil je meer weten over hoe Ormer ICT je kan ondersteunen bij de cloud werkplek migratie? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!

Meta description: In 5 duidelijke stappen leer je hoe je een succesvolle cloud werkplek migratie uitvoert, van de initiële planning tot de volledige adoptie van de cloudomgeving.